Pengurusan rekod elektronik dalam PAS

SHUHAIMI EMBONG | .

REKOD adalah bahagian yang penting dalam proses urusan pentadbiran dan mestilah diuruskan dan dikekalkan selama ia diperlukan untuk menyokong fungsi organisasi dan sebagai bahan bukti mengenai semua keputusan dan aktiviti. Fungsi sesuatu rekod adalah untuk menjadi sumber maklumat yang sah, tepat dan andal serta sebagai cara untuk mendokumenkan keputusan.
 
Dokumentasi yang memerihalkan proses pengurusan rekod dan sistem rekod harus menumpukan perhatian kepada keperluan perundangan, organisasi dan teknikal. Kuasa bagi proses pengurusan rekod, seperti pengelasan, pengindeksan, kajian semula dan penyelesaian rekod harus dinyatakan dengan jelas.

Menurut Akta Arkib Negara 2003, dan selaras dengan Dasar Pengurusan Rekod Elektronik;

"Rekod" ertinya bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya;

Pada tulisan Gerbang IT kali ini, saya ingin memfokuskan kepada Pengurusan Rekod Elektronik di dalam organisasi PAS yang kurang diberikan perhatian oleh pimpinan PAS disemua peringkat organisasi.
 
Siapakah yang sepatutnya menjuarai urusan rekod elektronik ini di dalam sebuah organisasi politik seperti PAS yang besar meliputi pelbagai peringkat. Sama ada ia tugas Jabatan IT atau tidak, kita lihat dahulu apa itu rekod elektronik yang dimaksudkan dalam artikel ini.

Apa itu rekod elektronik?   

Rekod dalam bentuk elektronik ialah rekod yang memenuhi kriteria ini dan diwujudkan serta diselenggarakan secara elektronik. Arkib Negara Malaysia bertanggungjawab mengeluarkan piawaian dan panduan tentang pengurusan rekod elektronik. Boleh rujuk “Garis Panduan Pengurusan Rekod Elektronik” diterbitkan oleh Arkib Negara Malaysia bagi membantu pejabat awam menguruskan rekod elektronik.

 Rekod yang lengkap membolehkan pejabat awam:
1. Menjalankan urusan secara teratur, cekap dan bertanggungjawab.
2. Membantu menyampaikan perkhidmatan secara tekal dan saksama.
3. Menyokong dan mendokumenkan pembentukan dasar serta proses membuat keputusan.
4. Memberikan ketekalan, kesinambungan serta produktiviti dalam pengurusan dan pentadbiran.
5. Membantu peningkatan prestasi pelaksanaan aktiviti secara berkesan disesebuah organisasi.
6. Memberikan kesinambungan semasa berlaku bencana.
7. Memenuhi keperluan perundangan dan peraturan termasuk aktiviti kearkiban, pengauditan dan penyeliaan.
8. Memberikan perlindungan dan sokongan dalam litigasi termasuk pengurusan risiko berhubung dengan ada atau tiadanya bahan bukti aktiviti sesebuah organisasi.
9. Melindungi kepentingan organisasi dan hak pekerja, pelanggan dan pemegang kepentingan di sepanjang masa.
10. Menyokong dan mendokumenkan aktiviti penyelidikan, pembangunan, perkembangan dan pencapaian serta penyelidikan sejarah.
k. Memberikan bahan bukti aktiviti urusan pentadbiran, individu dan budaya.
11. Mengukuhkan identiti urusan pentadbiran, individu dan budaya.
12. Berfungsi sebagai memori korporat, individu atau kolektif.

Pengurusan Rekod Elektronik

Untuk menguruskan pemeliharaan rekod elektronik sepanjang masa dengan memuaskan, dan memastikan kebolehaksesan berterusan, pengurusan organisasi mestilah bersifat proaktif. Ia harus membangunkan dan melaksanakan strategi seluruh organisasi bagi mengenal pasti, mengurus, memelihara, dan memastikan akses berterusan kepada rekod elektronik.

Suatu strategi pemeliharaan rekod elektronik yang berkesan harus menggabungkan dasar dan tatacara formal yang mengawal pendekatan agensi kepada pengurusan jangka panjang rekod elektroniknya dan mewujudkan proses bagi memastikan rekodnya diselenggarakan secara berterusan.

Bagi menyokong proses kerja, rekod elektronik harus ditawan ke dalam satu sistem yang mempunyai keupayaan penyimpanan rekod dan meletakkannya dalam konteks supaya rekod itu boleh diurus sepanjang masa.

Mengikut tataca daripada Arkib Negara Malaysia, prinsip untuk pengurusan rekod elektronik adalah seperti yang berikut:

1. Rekod elektronik ialah aset yang perlu diuruskan dengan teliti sama seperti mana-mana aset lain. Pelaksanaan pengurusan rekod elektronik yang berkesan bagi menyokong penyampaian program/perkhidmatan, pembuatan keputusan dan sebagainya hendaklah dilihat dari perspektif setakat mana ia dapat mengurangkan atau mengelakkan kos, mengurangkan risiko dan meningkatkan peluang.

2. Infrastruktur pengurusan rekod elektronik dipacu oleh fungsi organisasi. Keputusan tentang jenis rekod yang perlu diwujudkan, dikumpulkan dan dipelihara secara sistematik bergantung pada keperluan dalam pelaksanaan program kerajaan atau hala tuju strategik.

3. Prinsip pengurusan rekod dalam kerajaan elektronik tetap sama walaupun terdapat perubahan teknologi komputer yang akan mengubah sifat rekod.

4. Jenis kerja dan kompetensi dalam pengurusan rekod elektronik menentukan komuniti yang terlibat. Komuniti yang penting termasuklah kakitangan registri, pengurus IT, Juruaudit serta pegawai sektor awam dan swasta yang terlibat dalam penyampaian program dan perkhidmatan kerajaan serta penyediaan teknologi. Oleh itu keperluan komuniti ini perlu diambil kira semasa membangunkan program kesedaran dan latihan.

5. Pengurusan rekod elektronik adalah tanggungjawab setiap individu.

Rekod elektronik mudah hilang dan musnah kerana:

1. Media yang digunakan untuk merekodkannya mudah rosak.
2. Teknologi yang digunakan berubah sepanjang masa.
3. Tiada maklumat kontekstual (metadata) yang membolehkan rekod difahami.
4. Tiada akauntabiliti yang ditetapkan bagi pengurusan rekod yang betul.

Jika isu ini tidak ditangani, maka kesan negatif berikut akan berlaku:

1.Keberkesanan dan kecekapan program menurun apabila maklumat yang berkaitan dengan program dalam rekod elektronik tidak tepat, tidak lengkap atau tidak lagi diperlukan.
2. Kos pentadbiran meningkat apabila koleksi dan simpanan rekod elektronik diduplikasi dan disimpan terlalu lama atau hilang dan perlu dibina semula.
3. Ketidakupayaan untuk menilai prestasi hasil sesuatu program apabila rekod elektronik yang berkaitan tidak disimpan.
4. Risiko perundangan, kewangan atau politik meningkat apabila bukti yang andal tidak terdapat dalam rekod tersebut.
5. Pelaburan dalam teknologi yang membazirkan apabila kerajaan tidak dapat mewujudkan persekitaran penyimpanan rekod elektronik yang andal.
6. Jurang dalam ‘memori korporat’ kerajaan apabila rekod elektronik yang bernilai kekal tidak dipelihara atau tidak boleh digunakan.

Yang menjadi natijah kepada penulisan ini adalah, PAS perlu membangunkan satu kerangka pengurusan rekod elektronik bagi pengurusan rekod elektronik PAS. Kerangka itu harus digabungkan dalam strategi penyimpanan rekod dan pengurusan maklumat keseluruhan bagi pejabat awam dan termasuk semua peserta utama yang akan mempunyai peranan dalam pengurusan rekod elektronik.

Justeru, struktur tadbir urus bagi rekod elektronik harus menggabungkan pemilik proses urusan pentadbiran dengan penasihat undang-undang, kakitangan sokongan IT dan kakitangan pengurusan rekod.

Artikel ini adalah sebagai mukadimah awal dan disunting daripada Dasar Pengurusan Rekod Dan Arkib Elektronik yang akan menjadi sebab penting kepada Persidangan ICT 2015 diadakan pada bulan Oktober nanti. – HARAKAHDAILY 3/8/2015

Penulis adalah Pengarah IT PAS

Share on Myspace