Mengurus IT Muktamar PAS

SHUHAIMI EMBONG | .

MUKTAMAR Tahunan PAS adalah satu daripada program tahunan terpenting dalam kalender PAS. Sekarang ini Muktamar PAS menjadi seolah-olah satu perayaan penting yang disambut ahli-ahli  PAS dari seluruh negara pada setiap tahun. Kebiasannya diadakan pada pertengahan tahun tetapi ada kalanya beberapa kali disambut pada sukuan ketiga tahun berkenaan apabila terdapat satu-satu hal yang tak dapat dielakkan.

Saya tidak ingat bila terlibat dengan panitia penganjuran Muktamar PAS. Jika tidak silap ingatan adalah pada muktamar Tahunan PAS pada tahun 2001 yang diadakan di Kuala Terengganu bila saya diamanahkan sebagai Pengarah Eksekutif Jabatan IT PAS (JITP) pada tahun tersebut. Mulai akhir tahun 2000 saya juga adalah Setiausaha Jabatan IT PAS yang baru ditubuhkan.

Sejak itu, saya dipertanggungjawabkan mengurus persiapan IT pada setiap kali muktamar PAS diadakan. Jawatan dalam jawatankuasa panitia muktamar berbagai-bagai mengikut keadaan tempat muktamar tersebut diadakan.

Adakala jadi ketua IT, banyak kali juga jadi timbalan ketua dengan memberikan peluang pada Pengerusi atau Pengarah IT negeri tuan rumah menjadi ketua IT panitia muktamar berkenaan. Ada kalanya Pengarah JITP menjadi penasihat kepada urusan IT muktamar.

Ini adalah amalan yang biasa dilakukan. Walaupun apa pun jawatannya, kira-kira sudah lebih 15 tahun saya  berpengalaman menguruskan persiapan IT pada setiap kali muktamar diadakan sebelum ini. Hinggakan seolah-olah IT ini dah sebati dan sinonim dengan peranan dan kehadiran saya dalam PAS.

Cabaran Urus IT Muktamar PAS ke-62

Apa yang menarik untuk dikongsikan dengan pembaca kolum Gerbang IT pada kali ini adalah berhubung dengan persiapan IT pada Muktamar kali ke-62 di Kelantan sebaik sahaja tamat Pilihanraya Negeri Sarawak.

Dalam masa yang sama berhadapan dengan Pilihanraya kecil yang tak dijangkakan dari awal terpaksa diadakan di Kuala Kangsar, Perak dan Sungai Besar, Selangor disebabkan kematian dua Ahli Parlimen berkenaan dalam tempoh berkempen PRN Sarawak tempohari iaitu penamaan calon diadakan pada 5 Jun, 2016 sebaik sahaja tamat Muktamar PAS di Putik, Kelantan.

Pada awalnya Muktamar kali ini dijadualkan berakhir pada 4 Mei tetapi telah dipendekkan sehari dengan masa muktamar tidak dikurangkan sebagaimana yang disebut oleh mantan Naib Presiden PAS yang pelik dengan muktamar PAS pada tahun ini kerana tidak mendapat maklumat yang tepat.  

Sekadar imbasan sejak awal IT dilibatkan dalam potfolio muktamar, tugasan awalnya sekadar mengisi berita-berita muktamar untuk laman web PAS dan memastikan slide-slide persembahan lagu-lagu PAS (kemudiannya ditambah dengan lagu-lagu negaraku) dan ucapan dasar Presiden dipancarkan ke skrin melalui projektor serta menyiarkan muktamar ini secara live untuk dikuti melalui internet, web radio dan tv (webtv) dengan pendawaian dan  juruvideo untuk tujuan tersebut.

Tugasan asas IT ini tidak boleh dibuat 'ikut terlintas' sahaja kerana urusan tersebut saling kait berkait diantara satu dengan yang lain. Malah perlantikan jawatankuasa IT pun perlu diperhalusi dengan bidang tugas yang hendak diberikan kepada seseorang mengikut kepakaran individu masing-masing.

Ia tidak semudah 'perlantikan politik' untuk tugasan-tugasan lain yang kerana bila habis program, ia habis setakat itu sahaja. Tetapi IT ini bermula dari perancangan hingga habis program dan bersambung hingga ke arkib di samping keselamatan rekod berkenaan sebagai  satu 'supply chain' tersendiri.

Pada awalnya, jawatankuasa dan petugas IT ini tidak ramai sekitar 10 orang atau kurang sahaja pada setiap muktamar. Tetapi selepas IT berkembang dengan adanya media baru kumpulan tenaga IT yang diperlukan menjadi semakin berkembang ditambah lagi untuk menguruskan sokongan rakaman dan siaran langsung kepada dewan-dewan.

Peranan IT dalam muktamar semakin bertambah bila selepas sedekad JITP ditubuhkan,  IT mula membuka kaunter khidmat JITP pada Muktamar PAS ke-55 pada 2009 di Shah Alam dengan konsep Hari Bersama Pelanggan dari produk-produk IT seperti SPOKAS (sistem pengurusan organisasi dan keahlian PAS) untuk memberikan perkhidmatan untuk mencetak kad keahlian dan sebagainya dengan bantuan  kakitangan dari pejabat Agung PAS.

Beberapa tahun lepas kaunter ini ditukar konsep kepada kaunter 'bergerak' Pejabat Agung PAS dengan JITP memberikan sokongan teknikal dan petugas sukarelawan IT.     

Kemudian JITP memulakan konti 'terbuka' radio internet Hijau.fm pula untuk beroperasi di Muktamar PAS ke-59 pada 2013 di Shah Alam  selain mengekalkan tugasan tradisi membuat siaran langsung melalui webRTV dengan pelbagai nama WebTVPAS, Terengganukini, AmanTV, KelantanTV, EhsanTV, MakmurTV, YOPtv dan lain-lain.

Terbaru JITP juga membangunkan web khas untuk setiap kali muktamar diadakan dengan domain muktamar.pas.org.my bagi memudahkan pengunjung mencari maklumat tentang muktamar PAS selain news daripada Central Portal PAS (CPP) – www.pas.org.my.

Sejak itu, petugas IT bertambah hingga melebihi 50 orang pada setiap muktamar PAS menyebabkan menguruskan petugas dan sukarelawan IT untuk muktamar juga memerlukan satu sekretariat IT yang mengendalikannya dari segi logostik untuk pengangkutan, penginapan dan makan minum sepanjang mereka bertugas untuk muktamar.

Selain Jabatan IT Pusat, pada setiap kali muktamar bantuan dari Jabatan IT Terengganu yang biasa ditugaskan mengendalikan sokongan IT untuk Muktamar Dewan Ulamak, Jabatan IT Kelantan mengendalikan IT Dewan Muslimat dan Jabatan IT Kedah serta Selangor bergabung mengendalikan keperluan IT Dewan Pemuda bersama dengan Jabatan IT Dewan masing-masing sebelum bergabung dengan JITP untuk menguruskan pengendalian muktamar pusat selepas berakhir muktamar dewan-dewan.     
    
Secara peribadi, saya rasa tugas mengurus IT pada Muktamar sebelum ini dibeberapa negeri tidaklah mencabar sebagaimana pada muktamar ke-62 di Kelantan yang diadakan mulai 2 hingga 3 Jun, 2016 dengan muktamar dewan-dewan bermula pada 31 Mei 2016.

Saya tidak bercadang untuk menyebut secara terperinci apa yang berlaku dan perlu dilakukan dalam memastikan urusan IT berkaitan dengan Muktamar berjalan lancar terutama bagi persiapan IT kali ke-62 pada kali ini termasuk pada muktamar dewan-dewan.

Ada sesekali Jabatan IT Perak dan Johor membantu bila muktamar diadakan di negeri mereka. Jabatan IT Pahang dan Penang serta Sabah pun pernah turun membantu jawatankuasa kecil IT panitia muktamar.  

Sepanjang ingatan saya dalam mengendalikan IT muktamar, pada kali inilah saya terpaksa turun padang lebih lama berbanding dengan sebelum ini dan juga merombak jawatankuasa kecil IT Panitia Muktamar dengan perubahan yang agak drastik disaat-saat akhir bagi memastikan perjalanan urusan IT panitia Muktamat ke-62 berjalan dengan lancar.

Pada kesempatan ini, saya merakamkan terima kasih khusus kepada saudara Roslan Mat Zin, mantan Pengarah JITN Kelantan yang bersedia menjadi Setiausaha dan bertungkus lumus menyelaras sekretariat IT bagi menjayakan amanah yang diberikan pada Muktamar PAS ke-62.  

Tidak lupa kepada Ustaz Nik Mahadi Nik Mahmud Pengarah JITN Kelantan yang menjadi timbalan jawatankuasa kecil IT Panitia Muktamar dan  juga semua ahli jawatankuasa dan petugas dari  JITP dan JITN negeri yang terlibat membantu (tidak mampu untuk sebut satu-persatu nama mereka di sini) pada kali ini. – HARAKAHDAILY 4/5/2016

Penulis adalah Pengarah Jabatan IT PAS Pusat.

Share on Myspace